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人到中年當辦公室主任怎麼辦?搞懂這5個潛規則,越混越好帶節奏
2023/07/25

有網友咨詢:我之前從事業務工作,人到中年,領導突然讓我轉行去當辦公室主任。我一沒有經驗,二性格內向,三不太會說話,四不會寫材料,應該怎麼做?

從你的描述來看,你在基層單位,才會把你這位業務人才突然調任辦公室主任。如果在中高層單位,選辦公室主任還是比較慎重的。從你描述的困惑看,一是不寫材料,二是沒在綜合口工作過,三是性格內向,四是不太會說話,從起步條件看,做辦公室主任的基礎還是比較薄弱的。好在你是在基層單位,你可以邊干邊學、慢慢成長。只要領導看上你了,這就是你最大的底氣。

先別著急,人到中年,轉任辦公室主任,不算什麼好差事。基層辦公室主任這個角色,好漢子不愿意干,孬漢子做不了。你要先知道辦公室主任有三大類四大型。三大類:公務事業單位辦公室主任、國企央企辦公室主任、外企民企私企辦公室主任。四大型:綜合協調型辦公室主任、文字+協調型辦公室主任、公關+服務型辦公室主任、家臣型辦公室主任。

辦公室主任,在體系內的企事業單位,都是重要崗位,被提拔使用的機率還是比較大的,尤其是公務部門,辦公室主任甚至都高配一級。

不管你將來要走什麼類型之路,先記住四句話,這就是底層邏輯,也就是「道」,其他的事情都是「術」:

第一句話:贏得一把手的絕對信任。

第二句話:平衡好其他副職的利益和關系。

第三句話:把一把手交辦的大小事千方百計完成,在關鍵時刻勇于擔責背鍋。

第四句話:再有能力,也要把骨子里的清高洗掉,保持低調謙和的姿態,處理好「三服務」的關系。

我做過企業的辦公室主任多年,可惜的是,我自認為我是一位失敗者。失敗的原因,我是文人性格,骨子里清高,看的內幕和真相太多,有點看不慣,做得不舒服,也遭受了委屈,最后主動轉型。如果讓我重新選擇,我這種性格不會再選辦公室主任這個職業。

體系內對辦公室有正規的定位,就是「三服務」:為領導服務,為同級服務,為基層服務。

其實,說「服務」是自謙的詞,有很多管理職能蘊含在服務之中,有很多參謀助手作用也蘊含在「服務」之中。不是簡單地「服務」領導日常生活這麼簡單。但是,既然是「服務」,那麼,就必須面對眾口難調的困境。什麼是服務?就是給別人服務,還被別人挑三揀四,怎麼做都不滿意。

先給你吹風:你努力做好「三服務」,但要清醒地知道,你怎麼服務也不會令所有人完全滿意。你所能需要做的就是:爭取讓領導滿意,尤其是主要領導滿意,這是最基本的。

既然是基層單位的辦公室主任,又是新手,性格內向,口才不佳,文字不寫,閱歷沒有,那麼,如何切入這個難干的角色呢?你先牢牢記住一句話:別把自己當人,也別把自己不當人。你品,你細品。至于怎麼做呢?我沒有好的經驗,只有失敗的教訓,總結出5個潛規則。人到中年當辦公室主任怎麼辦?新手如何當好辦公室主任?別做「二當家」,高手都懂這5個潛規則,越混越好帶節奏。

第一,贏得主要領導信任,爭取其他人理解。

自古以來,就有伴君如伴虎的說法,辦公室主任就是首當其沖的。

雖然你是領導身邊人員,可以近水樓台先得月,但成也蕭何敗也蕭何。如果一把手不信任你,那你就要直接滾蛋了,只要一把手還在位,你就沒有出頭之日。所以,取得主要領導的信任,必須擺在第一位。

但是,如果你只圍著一把手轉,贏得他的絕對信任,還遠遠不夠,不要忽視其他人尤其是其他副職對你的看法。自古以來,都有眾臣集體要求「清君側」的事件。如果其他人尤其是其他副職對你有意見,一把手也不強推你,他不會冒「觸犯眾怒」的風險。很多辦公室主任,恰恰就栽倒在這里。

辦公室主任,從工作角度是為領導集體服務的,從私人角度你就是主要領導的大內總管,幫他管理單位內部的日常運行。說「實權」,還真沒有,你決策不了任何事情。說「沒有權利」也不對,別人覺得你的權利很大,都害怕你吹「耳旁風」,都明白你可能辦不成事但能攪黃事。

所以,辦公室主任首先要擺正位置,堅決為主要領導服好務,取得主要領導的充分信任,想領導之所想,急領導之所急,幫助領導處理好內部運行。但是,你不能帶有任何私心雜念,不能在日常工作運轉中摻入自己的私利,否則,必然引起其他人的非議。就算你公事公辦,別人還不信呢,如果你有私心,那就坐實了,早晚會被別人群起攻之。

第二,千萬別把自己當「二把手」,水平要高,姿態要低。

別人見你都會恭維你是「二把手」,甚至是「二當家的」、「大內總管」等等。風氣不好的單位,一把手非常霸道,辦公室主任自以為是二把手,司機都把自己當三把手,都「死」得快。

所以說,你在思想境界上可以「二把手」思維,但在行為上,絕對不能有這個想法和行動。為什麼說在境界上你要有二把手思維呢?這是因為你掌握的信息量僅次于一把手,發揮參謀助手作用時,必要站位要高、思維要廣,達到或超越二把手的水平。但是,絕不能以二把手、二當家的自居,否則,班子成員沒有一個對你滿意。

你是辦公室主任,從崗位定位上,你是中層人員,主要為單位集體服務,不是只為一把手服務,何來二把手的說法呢?如果你只圍著一把手轉,真的把自己當二把手,只要你動這個念頭,行為上就會顯露出來,那麼,所有人都會暗暗仇恨你,最起碼那些班子副職心里是憋屈的。不是不報,時候未到,逮到機會,他們不會放過你的。

第三,堅持「出以公心」這個底層邏輯,以整體利益為重才是生存之道。

辦公室主任遇到所有人,他們都會恭維你,「你是單位的大內總管」,你千萬別上當,不要「暖風熏得游人醉」,真把自己當盤菜,凌駕于其他副職和平級中層之上,你離「死」也不遠了。

那麼,你經常面臨一把手的決策與其他人員的想法不一致怎麼辦?辦公室主任夾在中間是非常難受的,這個時候就要站在公心的立場上,及時把大家的呼聲正向反饋給一把手,爭取讓他做出調整,對一把手和單位整體利益都有好處。

不要唯馬首是瞻,千萬不能拿著雞毛當令箭。作為一把手的參謀助手,出好主意,準確反饋大家的聲音,協助一把手做出正確的決策,這是辦公室主任的高明之處,而不是只聽一把手的,眼看著觸犯眾怒,不給一把手反饋。

平庸的辦公室主任不懂決策實施的厲害性,簡單說「這是一把手定的,我只是執行者,出了問題由一把手頂」。最后出了問題,一把手也責怪你參謀助手作用沒發揮好,甚至可能把黑鍋甩在你頭上。高明的辦公室主任,出以公心,就是以整體利益為重,幫助一把手糾正決策方向,真正成為他干大事的「心腹」,而不是「狗腿子」,把主人賣了自己也會倒霉。

第四,堅持一碗水端平,正確處理好公務與私務的關系。

優秀的領導者是不應該讓辦公室主任介入家務的,但在現實中又很難避免這種行為。領導也是凡人,也有私事,也需要信得過的人去辦理私事。辦公室主任最難處理的,就是如何正確辦理一把手的家庭私務問題。如果走得太近,別人背后譏諷你是「哈巴狗」。如果走得不近,如何深得一把手信任,為一把手全方位服好務?

作為辦公室主任,一定要把握這個度,需要幫助領導處理家務的,你也當做公事來辦,不要有家奴思想。其他副職遇到了家庭問題,你也大大方方服務。雖然你服務一把手的力度大,但副職是理解你的,畢竟你主要為一把手服務,但你只管一把手的家務,不理其他人的家務,你必然會落得「勢利眼」的負面標簽,如果一把手不能強力推你上位,那麼下一屆你就卷鋪蓋走人了。

第五,鍛煉綜合能力,爭做一個素質全面的掃地僧。

辦公室是單位的運轉中樞,承上啟下、協調左右,調研參謀、督察督辦,文件起草、會議組織,撰寫材料、總結提煉,能說會道、善于應酬。這些職能,看似不是實權,但確實考驗你的真實水平。

真正優秀的辦公室主任,應該是一位復合型的全面手,各方面能力都比較綜合,拿得起放得下,出手過得硬,你可以不親自干,但你真的要懂。當然了,要看一把手對辦公室主任的定位,有的一把手就把辦公室主任定位為家臣型的,咱就無話可說了。但是,要對自己負責,建議做好以下幾個具體技能:

一是綜合文字能力。能寫大報告、大講話、大理論文章的辦公室主任都能走上高位。你可以不親自寫,但你能夠把關,能夠提亮,能夠修改成高水平文章。

二是組織協調能力。辦公室辦文辦會、組織活動、檢查督導,都是面上的工作,覆蓋整個單位,沒有組織協調能力,很難把面上工作推動起來。

三是調研參謀能力。要熟悉單位全面事務,把握內在規律,能夠真正為一把手當好參謀助手。

四是督察督辦能力。單位的重大事項,和一把手交辦的大事,要抓在手上,督促承辦部門落實到位,這是辦公室主任的職能,把一把手的事盯著辦好辦扎實,發揮好「二當家」的作用。

五是信息中樞能力。辦公室四通八達,信息來源廣泛,好聲音壞議論都能聽到。要去偽存真,提煉要點,及時給一把手通氣,這不是「小人」行為,這是「信息中樞」職能發揮。

六是勾兌和諧能力。單位里,正職與副職,上級與下級,平級之間,都是有矛盾的,不可能和氣相處的,這是基本人性。辦公室主任往往接觸到各種抱怨,要當好泥瓦匠,把分歧勾兌好,千萬別煽風點火,但也不能當聾子裝瞎子,一把手都明白你知道,但你裝傻,也不是忠心耿耿的樣子。

七是平衡關系能力。對待副職,不要裝大頭,拿一把手去壓別人,人家讓你一步,早晚會報復你。副職的事情,盡量辦,實在辦不了,也要做好解釋工作。否則,副職怎麼想?一把手的事能辦,副職的事就不能辦,你這是狗眼看人低呀。對待平級,要擺正位置,都是中層,你是服務協調,而不是下命令,否則平級也罵你勢利眼。對待下級,要熱情,來人來訪,至少給人泡杯茶,事情辦不了,他們不怪你,畢竟你不是決策者,但是你口大氣粗、趾高氣揚,別人扭頭就罵你。

做好辦公室工作,重點看看這本書,基本就能應對自如了。

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